TOPLANTI VE ETKİNLİKLER

Hazırlık Toplantıları :

• Hazırlık toplantıları; AlC’nin teşkilatlanması ve etkinlik sürecinin organizasyonu ile ilgili olarak yılda en az 2 veya 4 kez düzenlenecek toplantılardır.
• Bu toplantılar; Genel Kurul’un, Danışma Kurulu’nun, Genel Sekreterlik ‘in ve Komisyonların raporlarını sunacakları, bu raporların tartışılacağı ve kararların alınacağı toplantılardır.
• AIC etkinlik surecinde gerçekleştirilecek genel toplantı, özel oturum, seminer, atölye çalışmaları, kampanya ve kültürel etkinlikler bu toplantılarda alınacak kararlar doğrultusunda yürütülecektir.

Hazırlık Toplantılarında Yapılacak Bazı Çalışmalar :

• Etkinliğin ana temasının belirlenmesi, programinın hazırlanması ve etkinliğe ilişkin takvimin oluşturulması.
• Konuşmacılar, seminerler ve atölye çalışmaları ile ilgili son hazırlıkların tamamlanması,
• Etkinlik sırasında konaklama, ulaşım vb. hizmetlerle ilgili hazırlıkların yapılması,
• Etkinliğe katılımın artırılması için çeşitli toplantılar düzenlenmesi, sivil toplum kuruluşlarıyla görüşme ve diyalogların artırılması,
• Sosyal etkinlik süreçleri konusunda kamuoyunun geniş bir şekilde bilgilendirilmesidir.

Etkinlik Genel Toplantılar :

• AIC etkinlikler için, yılda en az bir kez olmak Üzere hazırlık toplantılarında oluşturulacak konsept ve ana tema çerçevesinde Genel Kurul tarafından belirlenecek bir yerde toplanacaktır.
• Bu kapsamda etkinliğe hazırlık ve etkinlik sürecini mümkün olduğu kadar tabana yaymak ve iş birliğini artırmak amacıyla genel toplantılar düzenlenecektir.
• Bu toplantılarda her ülkeyi temsilen belli sayıda katılımcıya konuşma imkânı verilecektir.

Tanıtım ve Halkla İlişkiler :

• Etkinliğin kamuoyuna daha iyi tanıtılabilmesi ve hedef kitleye istenilen ölçüde ulaşabilmesi için tanıtım ve halkla ilişkiler boyutu da çok iyi tasarlanmalıdır.
• Bu bağlamda, etkinlik süreci için harcanacak emeklerin heba olmaması ve AlC’nin kalitesine yakışır bir şekilde kamuoyuna duyurulması için tanıtım kanallarının fonksiyonel bir şekilde kullanılması ve AIC’nin Afrika kıtasına kazandıracaklarının ortaya konması gerekmektedir.
• Bu çerçevede öncelikle, etkinliğin bir basın toplantısı ile kamuoyuna duyurulması gerekmektedir.
• Etkinlik kamuoyuna duyurulduktan sonra yapılacaklar halkla ilişkiler çalışması ve tanıtım materyallerinin hazırlanması olacaktır.